1. Toepassingsgebied

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn met uitsluiting van alle andere algemene voorwaarden van toepassing op alle overeenkomsten tot deelname aan een kamp of activiteit van Kena VZW, met maatschappelijke zetel te Heuvelsven 2, 3650 Dilsen-Stokkem, ingeschreven in de KBO met het nummer 0456.662.043 , met e-mailadres info@kena.be en telefoonnummer 089 36 45 31 (hierna “Kena”).

1.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts mogelijk met wederzijds schriftelijk
akkoord.

2. Inschrijven

De inschrijving gebeurt steeds door een meerderjarige persoon.

Bevestiging van inschrijving

Na het doorlopen van het online-inschrijvingsproces ontvang je een automatisch gegenereerd e-mailbericht. Dit geldt als bevestiging dat jouw ‘aanvraag tot inschrijving’ correct werd ontvangen en er een plaats gereserveerd is bij het kamp of activiteit van jouw keuze. Vanaf dit moment zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing.

Later ontvang je een tweede e-mail met een factuur om de betaling uit te voeren. Dit gebeurt standaard via e-mail tenzij op verzoek anders wordt aangegeven. Een plaats wordt pas definitief na de ontvangst door Kena van de volledige deelnameprijs. 

Facturatie

De factuur van Kena is betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij bij factuurdatum korter dan 30 dagen voor het kamp of de activiteit.

Wanneer de factuur aangemaakt wordt binnen de 30 dagen voor de aanvang van het kamp, dien je de factuur in zijn totaliteit te betalen uiterlijk de dag voor de startdatum van het kamp. Deze datum vervangt de vervaldatum vermeld op de factuur als uiterste betaaldatum.

Indien de factuur niet volledig betaald is op de vervaldag, behoudt Kena zich het recht om – na verwittiging per e-mail en waarbij het verschuldigde bedrag binnen de 7 kalenderdagen hierop volgend, of voor de start van het kamp of de activiteit, niet werd ontvangen – de inschrijving te annuleren zonder dat er aanspraak kan gemaakt worden op een schadevergoeding.

Opgelet: Het niet betalen van de deelnameprijs geldt nooit als annulering. Er is steeds een schriftelijk annuleringsverzoek vereist, waarbij, afhankelijk van de concrete situatie, alsnog een gedeelte van het inschrijvingsgeld betaald zal moeten worden (zie verder onder Annulering door de inschrijver).

Eventuele kortingen kunnen niet gecumuleerd worden. Kena past steeds de hoogste korting toe in het geval er meerdere kortingen van toepassing zijn.

Een overzicht van de verschillende kortingen is te verkrijgen per mail naar info@kena.be.

 

Medische verzorging en verzekeringen

Alle deelnemers bij Kena vzw zijn verzekerd inzake burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen.

1. Medische verzorging
Als een deelnemer tijdens het verblijf ziek wordt, kan hij/zij na overleg met voogd of huisdokter van de deelnemer een medisch onderzoek ondergaan. specifieke medicatie/ medische kosten wordt wel in rekening gebracht. Eventuele nazorgen na de vakantie zijn niet verzekerd en worden niet terugbetaald.

2. Persoonlijke voorwerpen
Kena is niet verantwoordelijk voor diefstal of schade berokkend aan de persoonlijke spullen van de deelnemer door andere deelnemers of derden. Waardevolle items (bv. smartphones) dienen bij het begin van het kamp afgeven te worden aan de begeleiding.

3. Schade aan derden
Indien een deelnemer schade toebrengt aan derden (vb schade aan de infrastructuur) en deze schade direct toewijsbaar is aan de deelnemer, zonder oorzakelijk verband met de kena-activiteit, dan is deze schade ten laste van de deelnemer.

  

Algemene annuleringsvoorwaarden

1. Annulering door Kena

Wanneer Kena de activiteit of het kamp voor de startdatum annuleert, en dit omwille van overmacht, dan wordt de inschrijver hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht. Onder overmacht wordt verstaan: abnormale en onvoorziene weersomstandigheden, rampen en/of beslissingen die door de overheid opgelegd worden waardoor de activiteiten niet kunnen doorgaan, intrekken vergunning, indien 50% van de beschikbare capaciteit niet ingenomen is, of waar het vereiste minimum aantal deelnemers (bv opgelegd door de Vlaamse Overheid) niet gehaald worden, Bij een dergelijke annulering kan Kena niet verplicht worden om een volledige terugbetaling van het inschrijvingsgeld te voorzien. Annuleert Kena het kamp of de activiteit om andere redenen dan hierboven vermeld, dan voorziet Kena een terugbetaling van het inschrijvingsgeld.

2. Bij annulering door de deelnemer (beperkt herroepingsrecht)

Wie een kamp wenst te annuleren, kan dit schriftelijk, via e-mail of brief gericht aan het secretariaat. De datum van jouw e-mailbericht of de datum van de poststempel wordt gebruikt voor de toepassing van de annuleringsvoorwaarden.

1. Niet kosteloos annuleren
   Basistarief annulering: ongeacht de reden van annulering wordt – per inschrijving – minimaal een basisbedrag voor administratie -en reservatiekosten aangerekend.

   Indien de annulering langer dan 1 maand voor de aanvang van het kamp gebeurt, bedraagt de annuleringskost €25.

   Indien de annulering binnen 1 maand en ten laatste 6 kalenderdagen voor de aanvang van het kamp gebeurt, bedraagt de annuleringskost de helft van de inschrijvingsprijs.

   Indien de annulering gebeurt op minder dan 6 dagen voor de aanvang van het kamp, wordt de volledige inschrijvingsprijs aangerekend.

2.  Annulering vanwege overmacht
   Onder ‘overmacht’ wordt begrepen: een situatie van familiale (ziekte of sterfgeval van familielid tot de tweede graad) en/of medische reden. Om annulering vanwege overmacht in te roepen is bij medische reden een attest van de behandelende arts vereist. In geval van overmacht wegens familiale reden bijvoorbeeld een rouwbrief. Slechts na schriftelijke ontvangst van een origineel stuk kan de inschrijving omwille van overmacht geannuleerd worden. Deze stukken moeten uiterlijk 2 weken na het melden van de annulering vanwege overmacht bezorgd worden aan het secretariaat. Indien dit stuk ontvangen is voor de aanvang van het kamp, wordt het volledige ontvangen bedrag terugbetaald.

   Wanneer de deelnemer een kamp vroeger moet verlaten of later kan beginnen vanwege overmacht, betaalt Kena vzw pro-rata 50% van de niet genoten nachten terug.

   Indien een deelnemer niet opdaagt zonder schriftelijke kennisgeving bij de start van het kamp, gebeurt er geen terugbetaling.

Vroegtijdige afreis

In regel verwachten we dat iedereen tijdens de volledige duurtijd van het kamp aanwezig is. Indien een deelnemer toch vroegtijdig het kamp verlaat, is de schriftelijke toelating van de voogd noodzakelijk. Gelieve dit vooraf af te spreken met het secretariaat.

Een vroegtijdige beëindiging of een laattijdige aankomst kan in geen geval aanleiding geven tot een eis tot terugbetaling of enig ander recht.

Andere

Kena kiest ervoor om zoveel mogelijk kinderen en jongeren met bijzondere aandacht te laten deelnemen aan haar kampen. Zij behoudt zich echter steeds het recht voor om een deelname niet te aanvaarden indien ze van mening is dat ze onvoldoende kan tegemoetkomen aan de specifieke noden van deze deelnemer. Ook behoudt Kena zich het recht voor een deelname niet te aanvaarden indien bepaalde informatie – die noodzakelijk is om een normaal verloop van een kamp voor de deelnemer, de andere deelnemers of het team te waarborgen – niet wordt meegegeven. Om dit te vermijden roept Kena inschrijvers op om tijdig de juiste en nodige informatie door te geven. In geen van deze situaties kan er aanspraak gemaakt worden op een schadevergoeding of terugbetaling door de inschrijver.

Bij het inschrijvingsproces is de mogelijkheid voorzien om in een specifiek veld, voorbehouden voor medische zaken, het nodige door te geven.

Bovendien is het verplicht voor iedere deelnemer, dus los van een specifieke zorgbehoefte, om een medische fiche in te vullen. Deze zal vooraf opgevraagd worden en dient verplicht ingevuld te worden alvorens te kunnen starten aan het kamp. Kena behoudt zich steeds het recht voor om een deelname niet te aanvaarden indien er geen medische fiche werd ingevuld. In dergelijk geval kan de inschrijver geen aanspraak maken op schadevergoeding of terugbetaling.

1. Fiscaal attest

Kena bezorgt voor deelnemers een erkend fiscaal attest voor aftrek van het inschrijvingsgeld volgens de geldende regelgeving vanuit de overheid.

2. Gevonden voorwerpen

Gevonden voorwerpen worden tot 1 maand na de activiteit of het kamp bijgehouden, tenzij het bederfbare goederen betreffen. Daarna heeft Kena het recht de voorwerpen te schenken aan een goed doel of weg te gooien.

3. Ongepast gedrag

Wanneer deelnemers onaanvaardbaar gedrag stellen tijdens de activiteiten, behoudt Kena zich het recht om de deelnemers vroegtijdig de activiteit of het kamp te laten beëindigen. De inschrijver kan in dergelijk geval geen aanspraak maken op enige schadevergoeding of terugbetaling. Kena kan deze deelnemers bovendien duidelijke voorwaarden opleggen of zelfs weigeren voor toekomstige activiteiten of kampen.

 

Privacy

Zie privacy verklaring. Deze is te bekijken en akkoord te verklaren tijdens het inschrijvingsproces.

 

Klachtenregeling

1. Tijdens het kamp

Indien de deelnemer (of zijn/haar ouders) een klacht heeft tijdens het kamp, dient zij deze klacht zo snel mogelijk kenbaar te maken aan de betrokken hoofdvrijwilliger van het kamp, het secretariaat of de API (Aanspreekpunt Integriteit; api@kena.be) zodat er naar een oplossing gezocht kan worden.

2. Na het kamp

Werd een klacht ter plaatse niet bevredigend opgelost of kan de deelnemer onmogelijk ter plaatse een klacht formuleren, dan moet hij/zij uiterlijk één maand na het einde van het kamp zijn/haar klacht indienen bij het secretariaat of de API.

In de mate van het mogelijke zal Kena in overleg met de deelnemer (of zijn/haar ouders of voogd) een oplossing proberen te vinden voor de geformuleerde klacht.

 

Klachtenregeling

Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing.

Geschillen zijn exclusief onderworpen aan de bevoegde rechtbanken van Antwerpen, afdeling
Tongeren België.